PARCOURS
En juillet 2021, Poppy et le dirigeant de son service ont entrepris une recherche pour trouver une meilleure solution à leurs problèmes de gestion des bénévoles.
Ils ont mené une recherche approfondie des logiciels de gestion des bénévoles (LGB), et ont trouvé divers types de forum où les membres de l’équipe pouvaient se renseigner et obtenir les rétroactions d’autres utilisateurs de LGB.
L’HST a passé en revue deux solutions LGB au moyen d’une approche exhaustive qui incluait une démo, un essai, une proposition de prix, une habilitation informatique, et une habilitation d’information et de gouvernance.
L’HST estimait la protection des données primordiale. En tout, six mois ont été consacrés à cette étape pour obtenir les approbations de confidentialité et de sécurité des données. Selon Poppy, cela en a valu la peine en bout de ligne.
Pendant la période d’essai, Poppy a astucieusement inclut des bénévoles à l’essai d’Impact Bénévoles en les invitant à utiliser le portail des bénévoles – la composante du logiciel où les bénévoles peuvent mettre à jour les renseignements de leur profil, s’inscrire à des fonctions bénévoles, enregistrer leurs heures, et plus encore. Elle a ensuite recueilli leurs commentaires sur leur expérience. Par cette participation à l’étape « essayez avant d’acheter », elle a persuadé les bénévoles à accepter le changement qui s’annonçait et confirmé son propre choix pour Impact Bénévoles.
Mise en œuvre
Poppy se souvient que l’étape de la configuration s’est étalée sur quelques mois. Bien qu’il s’agissait d’un projet d’une certaine envergure pour son équipe, « le tout s’est révélé assez simple, et les avantages nombreux. »
L'HST a pris le temps de configurer le logiciel Impact Bénévoles afin que l’agent au succès du membre d’Impact Bénévoles puisse transférer les données sur les bénévoles à leur nouvel emplacement.
Une fois la mise sur pied terminée, l’équipe aimait avoir la possibilité de configurer sur mesure le système et de l’actualiser pour s’adapter aux changements et aux besoins changeants.
Pourquoi Impact Bénévoles
L’HST a fondé son choix sur Impact Bénévoles pour trois principales raisons :
- son rapport qualité-prix;
- sa fonctionnalité et sa personnalisation;
- sa plateforme tout-en-un.
L’HST considère Impact Bénévoles comme une solution économe à forte capacité.
Les avantages d’un système plus performant étaient intéressants, notamment l’économie de temps pour communiquer avec les bénévoles. En effet, les courriels et les textos destinés aux bénévoles peuvent être envoyés très facilement par l’entremise du système. La capacité de filtrer les bénévoles selon divers critères afin de cibler les communications à certains groupes de bénévoles représente aussi une fonction fort prisée. Poppy et son équipe appréciaient aussi la possibilité de créer des modèles de courriel permettant de sauver du temps. En outre, les bénévoles avaient l’occasion d’utiliser leur portail et appli de bénévoles pour obtenir des renseignements pertinents, particulièrement pendant la pandémie où les changements survenaient chaque jour, semaine et mois.
L’HST aimait particulièrement Impact Bénévoles parce que tout se trouvait en un seul endroit. Les membres de l’équipe ont un accès simple aux données et, grâce aux connexions quotidiennes, sont voués à tirer pleinement profit du système. Ils peuvent régulièrement passer en revue les rapports de programme, suivre l’évolution des nouveaux bénévoles dans le cadre de leur processus d’intégration, créer ou améliorer des modèles de courriel, et mettre à jour d’autres renseignements.
Poppy souligne également que la production de nombreux rapports en un tour de main constitue également un atout.
Leçons retenues
L’adoption d’Impact Bénévoles par l’HST s’est révélée un effort d’équipe.
Bien que la direction et les membres du programme de bénévolat appréhendaient le changement au nouveau logiciel, qui nécessitait beaucoup d’apprentissage, la cohérence et la communication ont été l’élément clé.
Des guides et des processus ont été établis afin de réduire l’erreur humaine dans le système. Poppy insiste sur l’importance de désigner une personne en charge de maintenir une vue d’ensemble du système pour s’assurer qu’il est à jour et que des erreurs d’inattention ne surviennent. Les efforts de maintien des données de l’équipe ont joué un rôle critique dans la gestion du programme de bénévolat et l’assurance de données fiables.
