Société de protection des animaux de San Diego

CONTEXTE

La société de protection des animaux de San Diego (SDHS pour son acronyme en Anglais), un refuge à admission ouverte, créé un monde plus humanitaire en prônant la compassion et favorisant le bien-être des animaux et des personnes. San Diego est la plus importante ville aux É.-U. à prévenir l’euthanasie d’animaux de refuge en santé et remédiables grâce au filet de sécurité salutaire de SDHS. Cet organisme privé, indépendant et sans but lucratif ne compte aucune affiliation à tout autre organisme de protection des animaux ou de prévention à la cruauté envers les animaux.

Comptant des installations à El Cajon, Escondido, Oceanside, Ramona, et San Diego, la société fournit des services animaliers dans 14 villes du comté de San Diego. Non seulement prend-elle soin de plus de 40 000 animaux au sein de ses communautés chaque année, mais elle partage l’expertise acquise par ses programmes novateurs avec des refuges à l’échelle du pays afin de sauver encore plus d’animaux dans leurs collectivités respectives. La société fournit des soins animaliers par excellence grâce à des soins vétérinaires de calibre mondial, un refuge et, avant tout, de l’amour.

Kim Soto, directrice principale de l’engagement bénévole, s’est donnée pour mission d’aider les professionnels en soins animaliers à accroître leur capacité à sauver des vies grâce à une action bénévole efficace. Elle est en charge de plus de 3 000 bénévoles, offrant des services d’une valeur de plus de 14 millions de dollars par année. En plus de ses 14 années de leadership en protection des animaux, ses antécédents en ressources humaines, en éducation et son diplôme en anthropologie lui confèrent toutes les compétences d’experte en la personne. Elle met fièrement à profit ses connaissances pour aider les employés et les bénévoles à forger des relations importantes qui augmentent la capacité et sauvent des vies.

En 2018, le programme de bénévolat de SDHS utilisait Volgistics, une solution de gestion de bénévoles qui répondait de moins en moins à ses besoins grandissants.

DÉFIS

SDHS supervise des bénévoles effectuant une panoplie de tâches à de multiples endroits; toutefois, Volgistics ne s’adaptait pas à leurs nouveaux besoins. « Nous avions besoin d’un système pouvant être façonné en fonction des besoins des employés qui mobilisent des bénévoles pour assumer diverses responsabilités, allant de prendre soin de chatons néonates à la zootechnie pour les enclos des ours, et tout le reste », souligne Kim.

Principales difficultés :

• Volgistics ne mettait rien à jour, ni ne s’adaptait pour répondre à nos besoins au fil de notre croissance.
• Ses services de soutien étaient inadéquats et il n’y avait pas d’appli pour nos bénévoles.
• Il n’y avait aucune fonction de personnalisation pour suivre les bénévoles et pour aider nos employés à engager les bénévoles dans des rôles particuliers.
• Il y avait une énorme perte de temps.

Kim tenait à tout prix remplacer leur logiciel de gestion des bénévoles (LGB) obsolète par un qui correspondrait mieux à leurs besoins.

PARCOURS

Lorsque Kim a rencontré Rob Bonesteel, responsable de l’équipe chargée de la réussite des membres chez Better Impact, à l’occasion d’une conférence Points of Light il y a quelques années, elle se rappelle avoir découvert la robustesse d’Impact Bénévoles (le LGB de Better Impact). « J’ai alors pensé : avec ÇA, je pourrais tout régler ! »

Éventuellement l’équipe de Kim a réservé une démonstration, puis un essai du logiciel. Les principaux décideurs et les cadres supérieurs de SDHS ont assisté à la démonstration du produit. « Ils ont pu constater toutes les différentes fonctionnalités et capacités du logiciel. Nous avons étudié plusieurs options de logiciels, mais Impact Bénévoles représentait la seule solution que nous avons sérieusement étudiée, » explique Kim.

Pourquoi Impact Bénévoles

La possibilité d’adapter le système pour différentes divisions wétait le principal élément que recherchaient Kim et son équipe. « Nous avions des bénévoles qui s’occupaient des interventions d’urgence, d’autres qui accueillaient les animaux dans leur foyer, et d’autres encore qui venaient travailler au refuge. Pour chacune de ces divisions, j’avais besoin d’un formulaire de demande distinct, et de différentes méthodes de soumettre une demande. J’avais également besoin de diverses formations et, dans certains cas, je ne supervise pas ces bénévoles. Par conséquent, j’avais besoin que d’autres employés de l’organisme puissent modifier leur propre section. Par exemple, les familles d’accueil ne relèvent pas de moi; une autre employée a la charge de cet aspect et celle-ci voulait gérer sa propre section dans le logiciel. Avec Impact Bénévoles, nous avons pu lui fournir la possibilité de façonner sa section comme elle l’entendait », souligne Kim.

En plus de chercher et de trouver des possibilités d’apprentissage en ligne au sein d’Impact Bénévoles, afin de minimiser le temps passé par les employés à la formation de bénévoles, Kim désirait aussi une solution offrant une automatisation. « Je voulais automatiser le plus d’éléments possible et accélérer l’intégration des nouveaux bénévoles », poursuit Kim.

Le choix d’un fournisseur de logiciel à la hauteur des normes de Kim en service à la clientèle constituait la priorité. « Nous étions un organisme en plein essor et j’avais besoin de savoir que je pourrais faire appel au fournisseur en toute confiance pour obtenir un soutien rapide, fiable et pertinent, au besoin. Je voulais pouvoir saisir mes besoins dans une boîte de clavardage à toute heure de la journée et de la nuit, et obtenir une réponse. C’était mon dernier critère que Better Impact devait satisfaire. Le niveau de service et de soutien qu’on nous offrait était hors pair! »

Voici quelques-unes des fonctionnalités d’Impact Bénévoles préférées de Kim :

• Modules d’apprentissage en ligne pour les bénévoles, où ces derniers effectuent des tests de formation après le visionnement de vidéos. « Impact Bénévoles a grandement transformé la façon dont nous formons les bénévoles. À l’arrivée de la COVID, nous n’avons pas eu à ralentir le rythme car nous disposions de la plateforme pour fournir aux gens les formations par vidéos (ou publications, ou tout autre matériel de formation que nous pouvions produire). Lorsque le bénévole a réussi le test, le système lui attribue automatiquement sa qualification et il peut dès lors voir les horaires et les fonctions auxquelles il est admissible. »
• J’aime le fait que nous pouvons personnaliser nos recherches avec n’importe quel champ dans la base de données et les épingler sur le tableau de bord principal pour y avoir facilement et rapidement accès. Je peux obtenir n’importe quelle combinaison de bénévoles en fonction de qualifications, d’emplacements, d’antécédents avec nous, etc. Ces modes de recherche multiples ont réellement changé la donne pour nous. »
• « La capacité des bénévoles de remporter des écussons virtuels, après l’obtention d’une qualification, est une caractéristique formidable. Lorsque les bénévoles atteignent chaque niveau de qualification, ils reçoivent un écusson qui se compare à un prix. Les bénévoles sont très fiers de leurs accomplissements et aiment montrer les uns aux autres leurs écussons. »

« La façon dont les bénévoles gèrent leur formation est ce que j’aime le plus. Ils n’ont qu’à se rendre sur leur portail de bénévole et, dans la section Mon profil, ils cliquent Formation. C’est fantastique, car mes employés n’ont pas besoin d’intervenir du tout ! »

Mise en œuvre

Lors du passage de SDHS à sa nouvelle solution de logiciel en 2018, quelque 3 000 dossiers de bénévoles ont été transférés de Volgistics à leur nouveau site – Impact Bénévoles.

En raison des besoins et de la structure du programme de bénévolat de SDHS, l’édition Entreprise formait le choix approprié. « Cette édition chapeaute chacun des comptes de nos installations et certains de nos programmes uniques, comme Réhabilitation de la faune, Familles d’accueil, et Intervention d’urgence », explique Kim.

« Nous avons facilement personnalisé le portail/ l’appli qu’utilisent nos bénévoles avec Impact Bénévoles. Nous avons ajouté notre couleur de marque qui correspond à notre site Web, et affichons des bannières uniques à la partie supérieure de chaque compte. Les bénévoles ADORENT l’appli ! Ils ne tarissent pas d’éloges à son égard », affirme Kim.