Banque alimentaire et centre de
services sociaux The Compass

CONTEXTE

Fondé en 2022 par des Églises chrétiennes locales, le centre The Compass est une banque alimentaire située à Mississauga, au Canada. Sa mission consiste à fournir un endroit sûr et accueillant aux personnes ayant besoin d'aliments et d'un soutien spirituel. Au cours des années, ses activités se sont élargies pour offrir une variété de services à la communauté par l'entremise d'employés et de bénévoles. Du triage des dons alimentaires à l'apport d'un soutien lors d'événements, parmi toute une gamme d'activités diverses, les bénévoles aident le centre The Compass à apporter une contribution considérable au sein de la communauté. En 2021, le centre a été reconnu par Charity Intelligence Canada parmi l'un des 10 premiers organismes de bienfaisance canadiens, l'une des 10 premières banques alimentaires et l'une des 5 premières organisations de bienfaisance dans la région de Toronto.

En 2015, Sheryl Darlington, directrice du service bénévole, a initialement commencé à évoluer au centre The Compass en qualité de bénévole. Elle aimait tellement son rôle qu'elle y consacrait plus de 15 heures par semaine. Elle a ensuite été embauchée comme stagiaire en 2016 et sa première tâche a été de mettre en place un nouveau système de bénévolat.

Les feuilles de chiffriers électroniques et les processus sur support papier représentaient les principaux moyens de gérer et de stocker les données sur les bénévoles. La gestion des horaires des bénévoles, la création de rapports et la mise à jour des coordonnées des bénévoles exigeaient quelque 20 heures par mois.

Occupant maintenant un poste lui conférant une influence sur le choix des outils à utiliser, Sheryl a vu l'occasion de se défaire des systèmes et des processus surannés pour améliorer les opérations du programme.

DÉFIS

L’utilisation des feuilles de chiffriers électroniques et de processus faisant appel au support papier pesait lourd sur les employés et les bénévoles, et portait atteinte à la stabilité du programme.

Principales difficultés :

• Les employés consacraient énormément de temps à la saisie de données /aux tâches administratives plutôt qu’au développement de programmes et aux interactions avec les bénévoles
• Les bénévoles abandonnaient le processus de recrutement parce qu’il était contrariant
• Le programme éprouvait de la difficulté à recruter suffisamment de bénévoles en raison de la lenteur à transcrire les données de leur demande sur papier.

Les employés non seulement effectuaient tout manuellement, mais la méthode sur support papier démotivait les gens à se porter bénévole. Comme Sheryl l’explique, « nous étions toujours à court de bénévoles, car peu de personnes faisaient l’effort de venir prendre un formulaire de demande de bénévolat. Nous affichions sans cesse des appels à des bénévoles. Notre plus grand défi consistait à faire en sorte que les nouveaux bénévoles terminent toute la documentation de recrutement nécessaire, comme notre code de conduite et les lettres de référence. »

« Nous avons entrepris une tentative d’offrir un processus d’inscription en ligne pour les quarts en ajoutant un plugiciel de WordPress qui permettait aux bénévoles d’exprimer leur intérêt envers des quarts particuliers. C’était tout de même un processus très manuel. »

Le moment était venu d’améliorer le programme de bénévolat grâce à un logiciel de gestion de bénévoles conçu exclusivement à cette fin.

PARCOURS

En mai 2016, « J’ai envoyé un courriel à un membre du conseil d’administration pour lui demander la possibilité de passer à un logiciel de gestion de bénévoles payant. » Elle a obtenu l’approbation et s’est mise à l’ouvrage !

Sheryl devait choisir un logiciel de gestion de bénévoles (LGB) par elle-même, ce qui a été un long processus. Mais dès le départ, elle avait une bonne idée de ce qu’elle recherchait. Sa liste de 18 critères essentiels avait été dressée en fonction de ses besoins à l’époque, ainsi que de tous les obstacles qu’ils devaient surmonter et les améliorations qu’ils souhaitaient apporter. Elle a mené des recherches et s’est bien renseignée.

« J’ai établi une liste des 12 meilleures solutions de gestion de bénévoles que j’avais trouvées et les ai évaluées par rapport à ma liste de critères. »

Vers la fin de 2016, Sheryl s’est inscrite à une demo d’Impact Bénévoles, ainsi que de sept autres possibilités de logiciel. Elle les a mis à l’essai au moyen du logiciel de démonstration. Elle a rapidement constaté que certaines options ne fonctionneraient pas pour le centre The Compass, en raison du prix ou de lacunes pour répondre à ses besoins. Elle se rappelle : « une option ne me permettait pas d’envoyer de courriels aux bénévoles qualifiés pour un quart lorsque j’essayais de combler les plages non remplies de l’horaire, mais on m’a promis que c’était une fonction qu’ils cherchaient à ajouter. » Sheryl considérait le maintien de la sécurité des données de ses bénévoles comme étant de prime importance. Elle a été sidérée lorsqu’une «entreprise m'a montré les données réelles d’un autre organisme et ne comprenait pas pourquoi il s’agissait d’une mauvaise idée. »

Au moment de la décision, Sheryl a présenté sa matrice finale au conseil d’administration et formulé ses arguments pour retenir son choix de logiciel de gestion de bénévoles. Elle ajoute : « ils ont immédiatement approuvé le projet d’adopter Impact Bénévoles. »

« J’ai essayé 8 logiciels différents, où je pouvais constater leur mode de fonctionnement en les utilisant un peu. Ce qui m’a surprise le plus, c’est le fait qu’un grand nombre de logiciels avaient été conçus par des gens qui ne s’y connaissaient en rien en gestion de bénévoles. Certains logiciels présentaient d’énormes lacunes. Impact Bénévoles était essentiellement le seul qui répondait à tous les critères de ma liste , offrait un bon prix et fournissait un excellent soutien. Ce n’était donc pas très difficile de convaincre mon conseil d’administration de l’approuver. »

Pourquoi Impact Bénévoles

Voici quelques fonctions d’Impact Bénévoles préférées de Sheryl :

• Excellent soutien fournit immédiatement par les employés de Better Impact qui sont d’anciens professionnels en gestion des bénévoles.
• Impact Bénévoles est un logiciel convivial pour les bénévoles – on peut facilement y voir les horaires et remplir les plages vides.
• Facilité à produire des rapports ! Autrefois, la production de rapports et la saisie de données des quart dans Excel exigeait plus de 20 heures par mois.
• Facilité à créer différents outils d’administration et d’accorder à différents groupes de bénévoles un accès uniquement à ce dont ils ont besoin.
• Modules de formation en ligne qui, une fois terminés et réussis par les bénévoles, sont automatiquement mis à jour dans leur profil.

Mise en œuvre

En mars 2017, le centre The Compass a mis en ligne Impact Bénévoles. Better Impact a importé les données existantes des bénévoles de la banque alimentaire et a fourni un soutien au fil du processus. Sheryl estime : « l’employé de Better Impact assigné à notre projet m'a donné des indications claires sur la façon de configurer la demande de bénévolat et d’autres aspects du système. »