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Centre de soins palliatifs pour enfants Demelza

Étude de cas

CONTEXTE

Le Centre Demelza fournit des soins spécialisés et un soutien aux enfants ainsi qu’aux jeunes atteints d’une grave maladie ou qui sont en phase terminale. Du diagnostic à la fin de vie et au deuil, Demelza prodigue des soins auprès des jeunes et de leur famille à l’échelle de Kent, South East London et East Sussex au R.-U.

Le nom de l’organisme se veut à la mémoire de Demelza Phillips, la fille de Derek et Jennifer Phillips qui fut tragiquement emportée par une tumeur au cerveau à 24 ans. Demelza fut inspirée par l’œuvre du Centre de soins palliatifs pour enfants Acorns, à Birmingham, où elle avait travaillé par le passé. Cette source d'inspiration se transmit à ses parents, qui eurent l’idée d’établir un centre de soins palliatifs dans le Sud-Est de la Grande-Bretagne en 1994. Un second centre, Demelza Kent, suivit en 1998, puis celui de Demelza South East London, en 2009. Aujourd’hui, Demelza compte plus de 1 000 bénévoles qui portent main-forte à deux centres de soins palliatifs, à une équipe communautaire et à 28 boutiques.

Jade McManus, agente des services bénévoles, œuvre au service d’action bénévole du centre de soins palliatifs Demelza depuis 2016. Elle gère et recrute les bénévoles qui interviennent directement auprès des familles.

Avant de consolider les systèmes avec un logiciel de gestion de bénévoles (LGB), Demelza utilisait un ensemble de systèmes : Donorflex (utilisé par leur équipe de financement), des chiffriers électroniques, des formulaires de demande papiers/Google, et MailChimp, pour n’en nommer que quelques-uns. « Le papier était notre principal moyen de communication avec nos bénévoles et entre les services à l’interne», explique Jade.

DÉFIS

Étant donné que ces systèmes n’étaient pas conçus pour la gestion de bénévoles, comme Donorflex et les chiffriers électroniques, Demelza avait un besoin criant d’un système de gestion des bénévoles spécialisé qui permettrait au programme de bénévolat d’être en contrôle.

Principales difficultés :

  • Tout était accompli manuellement; une activité chronophage pour les employés exigeant plusieurs solutions de rechange pour accomplir le travail.
  • Les données des bénévoles pouvaient être perdues ou altérées lors des mises à jour de Donorflex.
  • Il y avait une perte de temps en raison de l’emplacement épars des documents et des renseignements.
  • Il n’y avait aucun contrôle ni accès pour modifier la base de données principale, les corrections exigeaient donc plus de temps.

Les systèmes et le stockage des données n’étaient pas du tout reliés. Les gérants éprouvaient de la difficulté à gérer leurs tâches efficacement. Jade se rappelle : « Les gérants de boutique n’avaient pas accès aux renseignements sur les bénévoles car cette information était stockée dans le lecteur d’ordinateurs individuels. Par exemple, les coordonnées des bénévoles étaient enregistrées sur Donorflex, le suivi de la formation s’effectuait sur différentes feuilles de calcul électronique, et les données, tels que les renseignements sur l’état de santé, étaient scannées dans des fichiers sur les lecteurs des ordinateurs de l’entreprise, auxquelles seulement les membres de l’équipe administrative avaient accès, et non les gérants. »

Delmiza Case Study Testimonial
« Toutefois, notre plus grand obstacle était le fait que rien n’était automatisé, il n’existait aucun lien entre les éléments, tout s’effectuait manuellement. Ainsi, le système comportait de nombreux risques de difficultés.
- Jade McManus

Lorsque Jade a utilisé le Calculateur du RI afin de déterminer le temps que cette façon de travailler prenait, le calculateur a révélé que son équipe pouvait épargner près de 1 376 hours par année avec des tâches automatisées par l’entremise d’un logiciel de gestion de bénévoles.

Voici une ventilation du temps consacré à diverses tâches avant l’arrivée de Better Impact :

 

Données du calcul du RI

Better Impact Calculator

 

Estimation du total des heures épargnées

Valeur de du temps épargné

RI avec le nouveau logiciel

1,376

£ 16, 538

1,553%

 

PARCOURS

En 2016, l’équipe des services bénévoles s’est tourné vers la possibilité d’utiliser une solution destinée uniquement à la gestion de bénévoles – un SGB – et à abandonner les systèmes inefficaces et fragmentés. Un budget a alors été approuvé pour un SGB et au début de 2017, Jade et son équipe ont entrepris leur parcours vers un SGB.

Ils ont mené de nombreuses recherches, notamment en consultant d’abord d’autres organisations (comme la leur – des centres de soins palliatifs) afin de connaître les outils qu’elles utilisaient, ainsi que leurs avantages et leurs désavantages.

De là, explique Jade, « nous avons invité cinq entreprises de SGB à faire une démonstration de leur produit à l’ensemble de notre équipe pour nous permettre de comparer visuellement ce qui fonctionnerait le mieux pour nous à titre d’organisation. »

Étant donné que Demelza comptait de nombreux services et gestionnaires, nous devions à tout prix trouver un SGB en mesure de limiter l’accès aux renseignements à l’échelle de l’organisation. Jade a choisi le logiciel Impact Bénévoles principalement en raison de sa capacité d’offrir divers niveaux de sécurité à divers administrateurs.

« Le choix final d’Impact Bénévoles ne m’a pas surpris, car c’est le système qui nous convenait le mieux. »

Mise en œuvre

Dès avril 2017, Demelza a commencé à utiliser Impact Bénévoles. « Better Impact a assuré la liaison avec notre services de la TI et a veillé à ce que nos renseignements sur les bénévoles, qui étaient stockés sur un ensemble de systèmes différents – chiffriers électroniques, Donorflex, etc. – soient importés dans le système et fonctionnels dès le lancement du SGB. »

N’ayant jamais utilisé un SGB auparavant, Jade et ses collègues ont géré le changement de système de façon indépendante. « Le passage de rien à un SGB sophistiqué nous semblait un peu abstrait. Nous avons donc utilisé les guides d’aide et fait en sorte que les données soient transférées. Nous pouvions apporter nos propres modifications / personnalisations dans le système, au besoin, ce qui nous a permis d’épargner énormément de temps », se souvient Jade.

Pourquoi Impact Bénévoles

Voici quelques fonctions d’Impact Bénévoles préférées de Jade :

  • La Version Entreprise nous permet d’organiser le système où seules les données pertinentes sont accessibles à certains administrateurs. Ainsi, nos données sont en toute sécurité.
  • L’ automatisation offerte par Impact Bénévoles nous fait épargner beaucoup de temps. Par exemple, lorsqu’un bénévole fait une demande en ligne, son profil est créé automatiquement. Nous pouvons y joindre des documents, suivre ses qualifications et obtenir une alerte à l’expiration d’une qualification; ce qui élimine le besoin de constamment surveiller nos feuilles de calcul électronique à cette fin.
  • Toutes nos données se trouvent dans un seul système elles sont beaucoup plus fiables.
  • Nous pouvons envoyer un courriel à nos bénévoles directement d’Impact Bénévoles. Nous n’avons pas besoin d’une plateforme externe, comme MailChimp, qui occasionnait des frais opérationnels. Maintenant, l’envoi de courriels de masse conformes au GDPR s’effectue facilement avec Impact Bénévoles. Nous pouvons afficher l’historique entier des courriels, permettant à l’équipe de vérifier ce qui a récemment été envoyé à chaque bénévole.
  • De plus, nous apprécions énormément les heures enregistrées et la création de tableaux de services, que nous utilisons pour produire des rapports.
  • La plateforme permet aussi aux bénévoles d’accéder à leur propre compte en ligne pour mettre à jour leurs coordonnées et s’inscrire à des quarts. Cette fonctionnalité accorde plus de pouvoir aux bénévoles et à prendre en main leur action bénévole.
  • Grâce au contrôle de nos formulaires de demande et de notre page de recrutement l’utilisation de papier est maintenant chose du passé! Nous épargnons ainsi 6 heures par semaine en saisie de données (entrer les renseignements de la demande dans notre système archaïque) ainsi qu’une économie en coût marginal lié aux frais d’affranchissement et de papier. Notre recrutement en ligne nous permet de rejoindre un plus grand public et d’offrir une meilleure expérience de recrutement aux bénévoles. La capacité d’être en charge et de gérer notre page de recrutement sans devoir faire appel à notre équipe de marketing est, pour nous, un atout inestimable.
  • Nous sommes en mesure d’intégrer les nouveaux bénévoles efficacement. Un processus qui exigeait autrefois 3 mois pour inscrire un bénévole ne prend que 2 heures à la suite de sa demande en ligne.
  • Nous pouvons également créer des modules d’apprentissage en ligne grâce auxquels, une fois accomplis par un bénévole, mettent à jour son dossier de formation et de qualifications. Nous n’avons plus à distribuer, noter ou enregistrer les résultats de centaines de trousses de formation papiers pour bénévoles.
  • La conception du système est intuitive etlogique . Les solutions de rechange constantes n’étaient plus requises, comme la production de rapports avec l’ancien système.
« Si nous n’avions pas eu Impact Bénévoles lorsque la pandémie s’est déclarée, la survie de notre programme aurait été menacée. Nous avons pu continuer de recruter en télétravail, ce qui aurait été un processus compliqué sans les demandes et les formations en ligne. »

Résultats

Le logiciel Impact Bénévoles a grandement amélioré le niveau de satisfaction chez Demelza en raison de ses outils, ainsi que de la gestion efficace et efficiente du programme de bénévolat.

 

Depuis que vous utilisez Impact Bénévoles, estimez-vous que vos données sont MOINS, TOUT AUTANT, ou PLUS sûres ?

Better Impact Secure

 

Depuis le passage à Impact Bénévoles, Demelza est d’avis que ses données sont mieux protégées. Le service de bénévolat a le contrôle entier des renseignements sur les bénévoles, peut limiter l’accès des gestionnaires aux données seulement nécessaires, vérifier l’identité des utilisateurs s’étant connectés, prendre en note les changements, et surveiller si un problème survient. Elle a aussi commencé à utiliser l’authentification à deux facteurs (A2F), qui est une de ses exigences de sécurité.

Grâce au gain de temps, Demelza peut consacrer davantage ses efforts à élargir son programme et son équipe.

« Nous avons un tout nouveau petit service en marche. Trois nouveaux employés orientent les bénévoles dans leur nouveau rôle à offrir un soutien pratique aux familles. Nous avons été en mesure de lancer cette initiative grâce à Impact Bénévoles », affirme Jade. « Nous avons ajouté un service de navette à notre programme, qui compte plus de 50 voyages par mois que nous ne pouvions pas coordonner auparavant. » De plus, Demelza a puinvestir plus de temps à améliorer la formation pour aider les bénévolesà rehausser leurs compétences et à réussir dans le cadre de leurs fonctions.

« En rétrospective, c’est ahurissant comment nous parvenions à fonctionner avant comparativement à aujourd’hui avec Impact Bénévoles.”
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Ressources en vedette

Étude de cas - Centre de soins palliatifs pour enfants Demelza

 

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