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Centre pour femmes Hope

Étude de cas

CONTEXTE

Le Centre pour femmes Hope (CFH) est un organisme confessionnel sans but lucratif qui fournit aux femmes et adolescentes vulnérables un mentorat individuel, des programmes éducatifs, des groupes de soutien, des consultations d’urgence, une aide matérielle et un service d’aiguillage vers des ressources communautaires.

Fondé en 1984 à Apache Junction, en Arizona, le CFH dirige actuellement six centres : Phoenix, Camp Verde (desservant le Nord de l’Arizona), Coolidge, Maricopa, et West Valley. En 2022, le CFH a porté appui à 1 406 femmes, et son groupe de bénévoles réguliers comptant quelque 400 personnes a procuré des cours, un mentorat, un tri de dons, une aide à l’accueil, et tout autre service requis pour gérer les centres.

Cecilia Voron fait partie du personnel du CFH depuis 2013. Au cours de cette période, elle a occupé diverses fonctions allant d’un soutien administratif à son poste actuel de directrice du centre Apache Junction et administratrice de direction de tout l’organisme. Dans le cadre de ses responsabilités en qualité de directrice du centre, elle a la charge de l’intégration initiale des bénévoles avec Impact Bénévoles. De plus, elle travaille étroitement avec la coordonnatrice des bénévoles du CFH afin de gérer les données et la formation des bénévoles dans leur compte du logiciel Impact Bénévoles.

Avant d’adopter Impact Bénévoles, le CFH suivait ses bénévoles au moyen de feuilles de chiffriers, de papiers et de CoolFocus, un logiciel produit par WayCool. Suivant la croissance de l’organisme à de nombreux centres, Cecilia en est venue à l’évidence qu’un changement d’outils se révélait prioritaire afin de moderniser les demandes de bénévolat, les formations, et de les mettre en ligne.

DÉFIS

Lorsque Cecilia s’est jointe au CFH, il n’y avait qu’un centre et le nombre de bénévoles à leur service était gérable. Les heures bénévoles étaient suivies manuellement et toutes les demandes de bénévolat se faisaient sur papier. Au fur et à mesure que des centres s’ajoutaient, tous les directeurs de centre devaient éventuellement transférer manuellement les données dans le logiciel CoolFocus afin de pouvoir produire des rapports sur l’action bénévole. Cecilia se souvient : « Avec CoolFocus, nous nous débrouillions, mais devions broder autour du système. »

La formation des bénévoles sur les procédures, les politiques et la déclaration de foi s’effectuait en personne. Cecilia souligne : « Nous devions fournir une formation polyvalente en personne et, par conséquent, le processus d’intégration des bénévoles était long et à forte intensité de main-d’œuvre. »

Principales difficultés :

  • Plusieurs tâches manuelles et chronophages.
  • Engagement bénévole limité en raison de contraintes de temps.
  • Technologies inadéquates faisant obstacle à l’efficacité des opérations, par exemple absence d’une appli pour les bénévoles ou d’une méthode pour mener les formations de bénévoles en ligne.
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« Au fil de la croissance de notre organisation, nous devions trouver de nouvelles façons afin de permettre à nos bénévoles d’enregistrer leurs heures et à nous de rationaliser notre processus d’intégration en ligne. La saisie de données manuelle était trop lourde et nous avions besoin d’un nouveau logiciel. »
Cecilia Voron

Lorsque que Cecilia a utilisé le Calculateur du RI pour déterminer le temps consacré à ce mode de fonctionnement, elle a constaté qu’elle gagnerait environ 240 heures par année grâce à des tâches automatisées qu’offrait une solution de logiciel gestion de bénévoles.

Voici une ventilation du temps consacré à diverses tâches avant l’arrivée de Better Impact :

 

Données du calcul du RI

Hope Womens Center Calculator

 

Estimation du total des heures épargnées

Valeur de du temps épargné

Retour sur Investissement

240

$ 5, 192

419%

 

PARCOURS

À la fin de 2018, Cecilia et son équipe, qui incluait la directrice générale, l’administratrice de direction et la coordonnatrice des bénévoles, a entrepris une évaluation des besoins. Celle-ci a déterminé que leurs principaux besoins consistaient à améliorer le suivi des heures bénévoles, offrir un processus de demande de bénévolat en ligne, établir un endroit de formation central, et lier ensemble de multiples centres. Le coût représentait également une préoccupation majeure, étant donné le statut non lucratif du CFH.

Cecilia a commencé à étudier de multiples options de logiciel de gestion des bénévoles (LGB) avant de poser son choix. Elle explique : « J’ai dressé une liste d’avantages et de désavantages pour tous les logiciels possibles, puis je l’ai présentée à notre PDG. » Ses options s’étaient arrêtées sur trois possibilités. « Nous avons considéré Volgistics et VolunteerMark en plus d’Impact Bénévoles. Nous avons décidé d’explorer davantage Impact Bénévoles et avons obtenu une démonstration et mené une période d’essai en janvier 2019 avant de finalement choisir ce dernier », explique-t-elle.

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« Après avoir examiné de nombreux LGB, nous avons choisi Impact Bénévoles parce qu’il nous permettait de personnaliser des demandes de bénévolat, était intuitif, offrait un portail des bénévoles sur tout type d’appareil pour enregistrer les heures, fournissait des modules d’apprentissage en ligne qui facilitait le processus d’intégration, pouvait lier de multiples centres ensemble, et jouissait d’une très bonne cote. »
Cecilia Voron

Mise en œuvre

Le CFH a commencé à utiliser Impact Bénévoles à la fin de 2019. Il a opté pour la version Entreprise, qui répondait mieux à ses besoins et à sa structure opérationnelle. « Chacun de nos centres détient son propre compte, les rendant indépendants au sein de notre système global », explique Cecilia.

Comme pour tout changement de système, le CFH a connu une courbe d’apprentissage pendant laquelle les administrateurs du système devaient apprendre comment adapter leur processus de demandes et les formations d’intégration avec Impact Bénévoles. Depuis la configuration d'Impact Bénévoles en fonction de leurs besoins, Cecilia et son équipe affirment qu’il est facile de gérer les bénévoles pendant leur formation en ligne et de leur faire confiance à suivre leurs heures bénévoles dans leur portail.

« Certains tutoriels expliquent comment configurer le logiciel et un membre du personnel de soutien de Better Impact est toujours à notre disposition en ligne pour répondre à nos questions sur le logiciel », souligne Cecilia.

Pourquoi Impact Bénévoles

Voici quelques-unes des fonctionnalités d’Impact Bénévoles préférées de Cecilia :

  • Nous avons choisi Impact Bénévoles plutôt que Volgistics ou VolunteerMark parce qu’il pouvait être personnalisé en fonction de nos formulaires de demandes de bénévolat et était beaucoup plus convivial.
  • Le portail des bénévoles est offert sur une appli tant pour les utilisateurs d’appareils Apple que Android, leur permettant de se connecter à leur portail personnel sur leur dispositif. Ainsi, ils peuvent suivre leurs heures, ce qui était important pour nous.
  • Les modules d’apprentissage en ligne nous ont permis d’offrir nos formations en ligne plutôt qu’en personne, et cet élément est devenu un très grand avantage pour nos bénévoles, qui pouvaient maintenant les suivre sur leur cellulaire.
  • Grâce à la version Entreprise, nous pouvions lier nos centres ensemble, ce qui a amélioré grandement la production de rapports à l’échelle de l’organisme.

Leçons retenues

Tirant de son expérience, Cecilia aimerait partager quelques conseils aux personnes planifiant de rechercher et de choisir un LGB pour leur organisation : « Évaluez soigneusement les options offertes et posez votre choix sur un LGB qui répond aux besoins particuliers de votre organisation. Optez pour une solution intuitive pour les bénévoles et qui peut être adaptée selon vos besoins. »

Elle ajoute qu’avec les outils technologiques appropriés, comme un LGB, vous serez en mesure de « rationnaliser vos processus de gestion des bénévoles afin d’interagir davantage avec eux, ce qui couronnera de succès votre programme de bénévolat. »

Résultats

Depuis le lancement d’Impact Bénévoles, le CFH a réussi à simplifier ses processus de gestion des bénévoles, d’interagir plus souvent avec ses bénévoles, et de conserver toutes les données en un seul endroit pour en faciliter l’accès et la production de rapports. Il estime également que ses données sont plus sécurisées qu’auparavant.

Grâce à ces améliorations, les membres de l’équipe ressentent beaucoup satisfaction avec leurs outils de travail et leur capacité de mener leurs activités avec efficacité et efficience.

 

Selon Cecilia, voici les éléments améliorés attribuables à Impact Bénévoles :

  • L’engagement avec les bénévoles s’est accru car nous pouvons concentrer nos efforts au recrutement et à rehausser l’expérience bénévole. Le stockage des données à un seul endroit et l’élimination des demandes papiers ont rendu tout cela possible !  
  • Étant donné que j’ai animé des formations en personne et en ligne, j’estime que les formations virtuelles me permettent d’établir de meilleurs liens avec les bénévoles. Mon entretien initial avec le bénévole me permet de connaître son histoire, pourquoi son apport bénévole convient bien pour nous, et quel est le meilleur secteur pour son intervention. Par conséquent, j’ai le sentiment de forger de solides liens avec les bénévoles et mon temps est ainsi utilisé à meilleur escient qu’avec les formations en personne.
  • Je peux obtenir tellement plus de rapports utiles comparativement à CoolFocus. Impact Bénévoles me permet de les configurer comme il me plaît. Je peux produire un rapport conçu sur mesure pour déterminer le nombre exact de bénévoles pour chaque catégorie, incluant l’éducation, les programmes pour enfants, les mentors, et les contributions. Cette flexibilité nous permet d’utiliser ces heures précises dans le cadre de notre processus décisionnel. Je peux aussi établir combien d’heures et de bénévoles j’ai à ma disposition et, ainsi, de compiler un rapport sur les bénévoles pour le mois/l’année. Je suis également en mesure d’obtenir le nom des bénévoles et le nombre total d’heures qu’ils ont contribué. Je me sens bien renseignée et en contrôle de notre programme. 
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« Le changement est toujours difficile et un nouveau système inclut toujours une courbe d’apprentissage. Voilà pourquoi un bon soutien est essentiel dans ces circonstances. Heureusement, l’équipe de Better Impact est toujours là pour aider ! On peut communiquer avec elle par le bouton de clavardage en ligne et par les articles d’aide étape par étape, ce qui est très pratique. »
Cecilia Voron
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Ressources en vedette

Étude de Cas - Centre pour femmes Hope