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Haven House

Étude de cas

CONTEXTE

Haven House, fondé en 1983 à East Lansing, au Michigan, est un organisme voué à fournir un refuge temporaire et des programmes complets aux familles sans abri. Ayant comme mandat d’habiliter les familles, l’organisme offre à sa clientèle des possibilités d’établissement d’objectifs, de formation, d’éducation afin d’améliorer la vie des gens et de réduire le risque de se retrouver à nouveau sans abri. Haven House accorde également la priorité à la prévention à l’itinérance et aux causes sous-jacentes de l’instabilité en matière de logement. Il dirige un refuge d’urgence aux familles sans logement, où le personnel dévoué leur fournit un soutien pour trouver une résidence permanente, des conseils, de l’aide à établir un budget personnalisé et des plans financiers vers une stabilité financière.

Les opérations du refuge sont possibles grâce aux contributions inestimables d’une foule de bénévoles qui accomplissent une panoplie de tâches, organisent des activités pour les enfants et les familles, et aident le refuge à bien fonctionner. De plus, les initiatives du Haven House vont au-delà du séjour au refuge. Par l’entremise du programme Partenaires en progrès (PEP), les familles bénéficient d’un appui soutenu s’échelonnant jusqu’à une année après avoir trouvé un logement permanent. Ce programme les aide à fixer des objectifs réalistes, à suivre leurs progrès, et à accéder à des services essentiels, comme des denrées alimentaires, un counselling en cas de crise, et un aiguillage vers d’autres agences. Haven House met tout en œuvre afin d’avoir un impact à long terme auprès des familles en le soutenant durant et après leur séjour au refuge.

Chequoya Thomas fait partie intégrante du Haven House depuis 2015. Détentrice d’un baccalauréat en services sociaux, elle met à profit ses fortes connaissances et compétences dans le cadre de son travail. Tout au long de son emploi, Chequoya a occupé de multiples postes au sein de l’organisme, d’abord à titre de coordonnatrice du refuge. Elle a ensuite accompli les fonctions de coordonnatrice des bénévoles et des projets extraordinaires en 2017, où elle avait la charge de diverses initiatives. Depuis 2021, Chequoya agit en qualité de gestionnaire des bénévoles et des projets, et accomplit un rôle essentiel à gérer et coordonner les activités bénévoles. Sa croissance et ses contributions soutenues envers Haven House la mèneront bientôt au rôle de directrice de l’engagement communautaire en octobre 2023.

Avant de passer à Impact Bénévoles en 2019, toutes les demandes de bénévolat étaient stockées dans le système principal de leur site Web Vieth, et les coordonnées des bénévoles, ainsi que leurs heures bénévoles, devaient être saisies manuellement sur les feuilles de calcul plusieurs fois par semaine.

DÉFIS

Haven House étaient aux prises avec de nombreuses difficultés pour gérer leurs bénévoles et les données dans le système principal de son site Web, dont les données étaient ensuite transférées et gérées dans un chiffrier électronique.

La gestion des demandes de bénévolat exigeait une saisie manuelle des données dans un chiffrier électronique et de nombreuses heures. Un grand échange de courriels devait être effectué afin de coordonner les horaires et résoudre les conflits de date, représentant ainsi un lourd fardeau administratif pour les employés. Selon Chequoya, « Chaque jour, je recevais des centaines de courriels touchant les horaires. Je ne cessais d’envoyer et de recevoir des courriels avec les bénévoles sur des dates particulières afin d’éviter tout chevauchement. C’était la seule option qui m’était offerte à l’époque, alors je n’avais pas le choix. » Elle poursuit : « Je consacrais plus de 40 heures par semaine à gérer nos données ».

Principales difficultés :

  • Processus qui exige trop de temps. La saisie manuelle de données et la gestion par chiffrier électronique demandaient environ plus de 15 heures par semaine afin de fournir les données aux bénévoles qui demandaient une vérification des heures. 
  • La dépendance sur les feuilles de calcul comportait un risque de perte de données si celles-ci n’étaient pas sauvegardées correctement.
  • En raison des pépins de l’application de demande de bénévolat sur le site Web des données manquaient sur les formulaires.
  • Les heures bénévoles ne pouvaient pas être vérifiées si les bénévoles ne signaient pas physiquement le formulaire sur place.
  • En raison des avis erronés de demandes de bénévolat sur site Web, les candidats bénévoles passaient inaperçus ou restaient sans nouvelles pendant des semaines, entraînant ainsi des retards à accepter de nouveaux bénévoles au programme.
  • Nous devions effectuer une recherche méticuleuse et faire le compte manuellement de données réparties sur diverses feuilles de calcul afin de déterminer le total d’heures accomplies par un bénévole avec le risque de perdre des données de l’année précédente.

L’organisme a atteint un moment décisif lorsqu’un bénévole a demandé d’obtenir un accès plus facile au calendrier des activités bénévoles. Cette possibilité diminuerait le besoin de demander à répétition les disponibilités et offrirait aux bénévoles un accès régulier à l’horaire, ce qui rationaliserait le processus de façon marquante. Cette rétroaction a trouvé écho chez les membres de l’équipe car elle présentait l’occasion de simplifier le processus d’établissement des horaires.

Reconnaissant le potentiel d’importantes améliorations, l’organisme a décidé que l’heure était venue de transitionner vers une solution de LGB dédié.

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« La gestion de notre programme de bénévolat, qui compte de 1 500 à 2 000 bénévoles par année, était tout un défi car je détenais tous leurs noms sur une fragile feuille de calcul. Si celle-ci disparaissait, toutes les données seraient perdues. »
- Chequoya Thomas

Lorsque Chequoya a utilisé le Calculateur du RI pour déterminer le temps consacré à fonctionner de cette façon, elle a constaté qu’elle gagnerait environ 4 212 heures par année grâce à des tâches automatisées qu’offrait une solution de logiciel de gestion des bénévoles.

Voici une ventilation du temps consacré à diverses tâches avant l’arrivée de Better Impact :

 

Données du calcul du RI

Better Impact Calculator Haven House

 

Estimation du total des heures épargnée

Valeur de du temps épargné

Retour sur Investissement

4 212

$129 600

43,100%

 

PARCOURS

La charge de choisir une solution de LGB relevait de deux personnes : le directeur général et Chequoya, gestionnaire des bénévoles et des projets.

En décembre 2018, l’équipe a passé une série d’étapes afin de cerner ses besoins et de trouver une solution viable. La première consistait en une évaluation des besoins, c.-à-d. identifier les exigences et les fonctionnalités particulières devant faire partie de la solution de LGB voulue. Chequoya a mené une recherche et avait déterminé les fonctions qu’elle désirait.  « Je voulais un logiciel qui incluait un processus de demandes, des modèles de courriel, et la capacité aux bénévoles d’accéder à leur horaire pour y réserver ou refuser des quarts. Il fallait réduire le travail manuel au maximum. »

Dans le cadre de leur recherche, l’équipe a accordé la priorité à Impact Bénévoles, car il s’agissait de la première solution de LGB qu’elle a considérée et celle-ci répondait à ses attentes. Elle a ensuite fait une demande de prix et dirigé une démonstration pour évaluer si cette solution convenait bien à leur organisme. Le prix et la démonstration répondant à leurs exigences, l’équipe n’a pas étudié en détail d’autres options de LGB et, avant la fin de la période d’essai, elle a décidé d’aller de l’avant avec Impact Bénévoles.

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 Pendant mon examen d’Impact Bénévoles, j’ai obtenu un soutien exhaustif de son équipe. Elle m’a fourni une période d’essai de 30 jours au cours de laquelle je pouvais ajouter des bénévoles au système et tout configurer. Avec son aide, j’ai pu concevoir la page et faire appel à un conseiller pour répondre à mes questions durant tout le processus. Durant la période d’essai de 30 jours, j’ai terminé avec succès la mise sur pied, et nous étions prêt à commencer à utiliser le logiciel tout juste avant la fin de la période d’essai. Le logiciel nous ayant impressionnés, nous avons décidé de continuer d’utiliser Impact Bénévoles. »
- Chequoya Thomas

Mise en œuvre

Haven House a lancé Impact Bénévoles en février 2019 et, étant donné que le logiciel avait été pratiquement entièrement configuré pendant la période d’essai, le nouveau système a rapidement été mis en œuvre avec tous les avantages d’une solution qui répondait à leurs besoins.

« Avant la mise en œuvre d’Impact Bénévoles, explique Chequoya, je passais énormément de temps chaque semaine à établir les horaires, saisir des données et gérer le processus d’intégration. Les bénévoles devaient venir sur place régulièrement pour suivre les formations et les visites. Mais maintenant avec Impact Bénévoles, nous pouvons ajouter des modules de formation en ligne et d’autres ressources pour rationaliser le processus, ce qui réduit le temps requis pour dresser tous les horaires. »

Selon Chequoya, l’application mobile d’Impact Bénévoles a haussé leur programme de bénévolat d’une coche. « Les bénévoles étaient en mesure d’utiliser leur téléphone cellulaire pour pointer le début et la fin de leur quart, suivre leurs heures, et réserver leurs quarts dans la paume de la main. C’est une option fantastique ! »

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« Impact Bénévoles a réellement transformé la façon dont nous gérons nos bénévoles; ma vie s’en est trouvée radicalement changée. »
– Chequoya Thomas

Pourquoi Impact Bénévoles

Chequoya a choisi Impact Bénévoles pour plusieurs raisons :

  • Caractéristiques et fonctionnalités du logiciel particulières : processus de demandes, établissement d’horaires, refus d’avis de quarts, calendriers accessibles aux bénévoles, modèles de courriel, et capacité de façonner les pages.
  • Soutien exceptionnel pendant la démonstration et la période d’essai accompagné de réponses complètes à toutes les questions et une aide dédiée pour créer la page selon ses souhaits.
  • Expérience phénoménale pendant la période d’essai de 30 jours. La capacité de configurer le compte, de personnaliser la page, et de saisir les données des bénévoles, et le tout a été sauvegardé instantanément dans le logiciel, ce qui a été très utile. Beaucoup de travail a été accompli avant même tout paiement initial.
  • Initiation du corps bénévole à l’appli mobile pour les bénévoles qui les a incités à s’engager dans le programme de façon plus autonome. Cette habilitation a de plus permis aux employés du Haven House d’épargner beaucoup de temps en tâches administratives et en heures à communiquer avec les bénévoles par courriel ou téléphone.
  • Valeur fournie par Impact Bénévoles en répondant aux besoins de l’organisme et offrant une solution complète. 
  • Processus d’installation harmonieux ayant permis d’examiner et d’évaluer minutieusement Impact Bénévoles avant de s’engager financièrement.
  • Caractéristique de sécurité assurant la protection des données des bénévoles et de l’organisation.
  • Intégration des capacités pour se connecter aisément à d’autres systèmes utilisés par l’organisme.
  • Réputation positive et rétroactions au sujet d’Impact Bénévoles provenant d’autres organismes utilisateurs du secteur à but non lucratif.

Leçons retenues

En rétrospective, Chequoya a conclu que la recherche d’une solution de LGB plus tôt aurait été une bien meilleure option. Elle explique : « Les solutions de LGB visent à simplifier le processus de l’action bénévole d’un organisme et nombre de fournisseurs offrent un essai gratuit ou une démo. Le processus de mener une recherche et d’effectuer des essais est peut-être accaparant, mais réduira le temps passé à l’avenir à suivre les bénévoles et à produire des rapports manuellement. »

Résultats

Grâce à l’économie de temps connu depuis l’adoption d’Impact Bénévoles, Chequoya et ses collègues axent leurs efforts plus efficacement. Ils ont pu consolider leurs liens avec les bénévoles, élargir leur programme de bénévolat, et virtuellement éliminer les heures passées à expédier des courriels sur les horaires et à produire des rapports manuellement. Par quelques simples clics, des rapports exhaustifs peuvent être générés, dressant un tableau précieux du programme de bénévolat et favorisant une prise de décisions judicieuses en fonction de ces données. Chequoya affirme : « En ayant tous les bénévoles dans le logiciel, mon travail se déroule beaucoup plus rapidement. Au lieu de chercher manuellement l’information sur les feuilles de calcul et d’envoyer un courriel individuel à chaque bénévole, j’ai facilement accès à tout le monde en un seul endroit. Je peux aisément envoyer un courriel personnalisé à tous les bénévoles en un rien de temps, j’y gagne ainsi un temps précieux. »

Les effets sur le programme à faire appel à Impact Bénévoles se révèlent dans la gestion des données et l’efficacité du programme. En misant sur les capacités du logiciel, Haven House identifie mieux les secteurs de programme nécessitant plus d’efforts de recrutement pour assurer un meilleur déroulement des activités de son refuge. Grâce à la capacité de suivre le rendement des bénévoles et d’établir les tendances, l’organisme est mieux en mesure de prendre des décisions éclairées qui soutiennent sa mission et son œuvre.

 

En songeant au cheminement parcouru pour trouver une solution de LGB, Chequoya encourage ses pairs à embrasser le changement et à considérer les avantages qu’il apporte à leur organisme et à leurs bénévoles. L’adoption d’une solution de LGB permet aux organisations de maximiser l'efficacité de leurs opérations, de respecter le temps de bénévoles et de tirer pleinement profit de leurs programmes de bénévolat.

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« Le changement ne se veut pas toujours facile, mais il est souvent nécessaire pour diriger un programme de bénévolat efficace. La rationalisation du processus, allant des demandes à l’action bénévole, est cruciale, surtout à la lumière du temps inestimable que contribuent les bénévoles. Si vous estimez qu’une solution de LGB pourrait avantager votre organisme et les bénévoles qui le desservent, soulever ces discussions avec la direction et mener une recherche approfondie des avantages de différents logiciels. »  
- Chequoya Thomas
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Ressources en vedette

Étude de Cas - Haven House

 

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