CONTEXTE
Haven House, fondé en 1983 à East Lansing, au Michigan, est un organisme voué à fournir un refuge temporaire et des programmes complets aux familles sans abri. Ayant comme mandat d’habiliter les familles, l’organisme offre à sa clientèle des possibilités d’établissement d’objectifs, de formation, d’éducation afin d’améliorer la vie des gens et de réduire le risque de se retrouver à nouveau sans abri. Haven House accorde également la priorité à la prévention à l’itinérance et aux causes sous-jacentes de l’instabilité en matière de logement. Il dirige un refuge d’urgence aux familles sans logement, où le personnel dévoué leur fournit un soutien pour trouver une résidence permanente, des conseils, de l’aide à établir un budget personnalisé et des plans financiers vers une stabilité financière.
Les opérations du refuge sont possibles grâce aux contributions inestimables d’une foule de bénévoles qui accomplissent une panoplie de tâches, organisent des activités pour les enfants et les familles, et aident le refuge à bien fonctionner. De plus, les initiatives du Haven House vont au-delà du séjour au refuge. Par l’entremise du programme Partenaires en progrès (PEP), les familles bénéficient d’un appui soutenu s’échelonnant jusqu’à une année après avoir trouvé un logement permanent. Ce programme les aide à fixer des objectifs réalistes, à suivre leurs progrès, et à accéder à des services essentiels, comme des denrées alimentaires, un counselling en cas de crise, et un aiguillage vers d’autres agences. Haven House met tout en œuvre afin d’avoir un impact à long terme auprès des familles en le soutenant durant et après leur séjour au refuge.
Chequoya Thomas fait partie intégrante du Haven House depuis 2015. Détentrice d’un baccalauréat en services sociaux, elle met à profit ses fortes connaissances et compétences dans le cadre de son travail. Tout au long de son emploi, Chequoya a occupé de multiples postes au sein de l’organisme, d’abord à titre de coordonnatrice du refuge. Elle a ensuite accompli les fonctions de coordonnatrice des bénévoles et des projets extraordinaires en 2017, où elle avait la charge de diverses initiatives. Depuis 2021, Chequoya agit en qualité de gestionnaire des bénévoles et des projets, et accomplit un rôle essentiel à gérer et coordonner les activités bénévoles. Sa croissance et ses contributions soutenues envers Haven House la mèneront bientôt au rôle de directrice de l’engagement communautaire en octobre 2023.
Avant de passer à Impact Bénévoles en 2019, toutes les demandes de bénévolat étaient stockées dans le système principal de leur site Web Vieth, et les coordonnées des bénévoles, ainsi que leurs heures bénévoles, devaient être saisies manuellement sur les feuilles de calcul plusieurs fois par semaine.
DÉFIS
Haven House étaient aux prises avec de nombreuses difficultés pour gérer leurs bénévoles et les données dans le système principal de son site Web, dont les données étaient ensuite transférées et gérées dans un chiffrier électronique.
La gestion des demandes de bénévolat exigeait une saisie manuelle des données dans un chiffrier électronique et de nombreuses heures. Un grand échange de courriels devait être effectué afin de coordonner les horaires et résoudre les conflits de date, représentant ainsi un lourd fardeau administratif pour les employés. Selon Chequoya, « Chaque jour, je recevais des centaines de courriels touchant les horaires. Je ne cessais d’envoyer et de recevoir des courriels avec les bénévoles sur des dates particulières afin d’éviter tout chevauchement. C’était la seule option qui m’était offerte à l’époque, alors je n’avais pas le choix. » Elle poursuit : « Je consacrais plus de 40 heures par semaine à gérer nos données ».
Principales difficultés :
- Processus qui exige trop de temps. La saisie manuelle de données et la gestion par chiffrier électronique demandaient environ plus de 15 heures par semaine afin de fournir les données aux bénévoles qui demandaient une vérification des heures.
- La dépendance sur les feuilles de calcul comportait un risque de perte de données si celles-ci n’étaient pas sauvegardées correctement.
- En raison des pépins de l’application de demande de bénévolat sur le site Web des données manquaient sur les formulaires.
- Les heures bénévoles ne pouvaient pas être vérifiées si les bénévoles ne signaient pas physiquement le formulaire sur place.
- En raison des avis erronés de demandes de bénévolat sur site Web, les candidats bénévoles passaient inaperçus ou restaient sans nouvelles pendant des semaines, entraînant ainsi des retards à accepter de nouveaux bénévoles au programme.
- Nous devions effectuer une recherche méticuleuse et faire le compte manuellement de données réparties sur diverses feuilles de calcul afin de déterminer le total d’heures accomplies par un bénévole avec le risque de perdre des données de l’année précédente.
L’organisme a atteint un moment décisif lorsqu’un bénévole a demandé d’obtenir un accès plus facile au calendrier des activités bénévoles. Cette possibilité diminuerait le besoin de demander à répétition les disponibilités et offrirait aux bénévoles un accès régulier à l’horaire, ce qui rationaliserait le processus de façon marquante. Cette rétroaction a trouvé écho chez les membres de l’équipe car elle présentait l’occasion de simplifier le processus d’établissement des horaires.
Reconnaissant le potentiel d’importantes améliorations, l’organisme a décidé que l’heure était venue de transitionner vers une solution de LGB dédié.
