Jardin botanique de Queens

CONTEXTE

Le Jardin botanique de Queens (JBQ) forme un oasis urbain de 39 acres dans le quartier le plus vibrant et diversifié de New York : Flushing, NY. On y célèbre les gens, les plantes et les cultures à travers des jardins inspirateurs, des programmes éducatifs novateurs et des pratiques concrètes de gérance de l’environnement. Le JBQ évolua d’une exposition d’un « Jardins en parade » de 5 acres à l’occasion de l’Exposition universelle de New York en 1939-1940. « La Société du Jardin botanique Queens » fut officiellement inaugurée en 1946 lorsque les résidents du quartier vinrent à se rescousse et agrandirent l’exposition originale. Le Jardin resta au site initial de l’exposition universelle jusqu’en 1961, puis fut déplacé à son site actuel sur la rue Main, à Flushing.

Eryn Hatzithomas est gestionnaire de l’engagement communautaire au JBQ. Elle fait partie du club Diversité, Équité, Accessibilité et Inclusion (DEAI) du Jardin et est vice-présidente principale de la communauté de gestion des bénévoles de l’Association américaine des jardins publics. Elle explique : « Au JBQ, nous comptons environ 80 employés, plus de 400 stagiaires et quelque 2 500 bénévoles d’événements qui soutiennent notre jardin chaque année. Afin d’y parvenir, l’une de mes tâches consiste à former un partenariat avec des organismes communautaires et nos membres pour soutenir les programmes. En outre, étant donné que Queens, New York, compte plus de 2 millions de résidents et représente l’une des communautés les plus diversifiées des États-Unis, une partie de cette mobilisation doit absolument inclure notre promesse envers la DEAI et le sentiment d’appartenance de la communauté dans le cadre d’un grand effort d’engagement. »

Lorsque Eryn a commencé à travailler au Jardin à titre de coordonnatrice des bénévoles, elle a hérité du programme de bénévolat qui, se souvient-elle, était étendu mais très disjoint. Elle ajoute : « il y a avait surtout beaucoup de papiers un peu partout et le logiciel Excel. C’était trop pour moi parce qu’il y avait beaucoup de personnes et de besoins. Cette façon de travailler n’était pas viable. »

DÉFIS

En raison d’un système non centralisé, il planait un risque élevé de confusions avec les bénévoles et avec les autres services. Eryn se rappelle « les communications incohérentes provenant de différents services. Les feuilles de temps réparties aux quatre coins du Jardin signifiaient que chaque service gérait séparément le suivi des heures bénévoles et les communications. Aucune expérience bénévole cohésive n’existait sur l’ensemble des services et, à tout jour donné, il était difficile de déterminer qui évoluait à titre bénévole au Jardin. »

On pris conscience que le programme de bénévolat du JBQ n’était donc pas en ligne avec la valeur fondamentale de l’organisme : la viabilité. « Nous avions beaucoup de papiers et de cahiers à anneaux, et nous devions transcrire les renseignements qui s’y trouvaient sur notre serveur. Nous sommes un jardin durable, nous prônons une horticulture biologique et utilisons une technologie verte sur toute la ligne. Pourtant, nous utilisions une tonne de papier, et c’est cela que je voulais changer, » se rappelle Eryn.

Principales difficultés :

• Il n’y avait aucun système centralisé pour suivre les heures, les coordonnées, l’affichage d’événements ou le recrutement de bénévoles.
• Les renseignements sur les bénévoles étaient décousus, comme les coordonnées, car les détails étaient répartis dans divers dossiers et lecteurs, et les copies papiers dans divers cahiers à anneaux et chemises dans plusieurs bureaux du Jardin.
• Parce que les documents, comme les ententes de bénévolat, étaient en format papier et entreposés à des endroits épars et selon différents systèmes, les données confidentielles n’étaient pas sécurisées et pouvaient être égarées ou perdues.
• Les pratiques de recrutement et de fidélisation étaient inefficaces en raison d’un manque de suivi sur les anciens bénévoles et du manque d’un emplacement centralisé où les bénévoles pouvaient prendre connaissance des possibilités de bénévolat et s’y inscrire.
• Les rapports sur l’action et les heures bénévoles étaient peu fiables parce qu’il y avait trop de systèmes de suivi.

Lorsque Eryn a utilisé le Calculateur du RI afin de déterminer le temps utilisé pour travailler de cette façon, elle a appris que son équipe pouvait épargner quelque 1 620 heures par année à des tâches pouvant être automatisées grâce à un logiciel de gestion.

Données du calcul du RI

PARCOURS

Eryn savait comment tirer profit de la technologie pour diriger un programme de bénévolat. Elle avait aussi une bonne idée de quel système le JBQ avait besoin. Ainsi, en 2018, elle s’est mise à la recherche de logiciels de gestion des bénévoles (LGB) en ligne. Elle s’est également renseignée auprès de pairs en leur demandant quels étaient leurs outils et en recueillant leurs commentaires et recommandations.

Bien qu’il était important de répondre à divers besoins en logiciel pour le JBQ, Eryn considérait une base de données centralisées de gestion des bénévoles comme étant essentiel, pour les principales raisons suivantes.

1. Faciliter l’accès aux données tant pour nous que pour les bénévoles
2. Attirer de nouveaux bénévoles et retenir les anciens
3. Fixer les horaires et gérer les bénévoles aisément
4. Promouvoir auprès des bénévoles leur impact en temps réel

Lorsque Eryn a finalement délimité son choix à deux LGB, elle a « exploré Volgistics. Je sais comment utiliser les bases de données, mais je tenais à choisir un logiciel qui convenait à tous. J’adore les solutions élégantes. Avec Impact Bénévoles, je me suis dit : “cette interface est si attrayante. Mais a-t-elle du muscle ?” Sa convivialité est l’élément qui m’a réellement convaincue », affirme Eryn.

Mise en œuvre

La mise sur pied d’Impact Bénévoles s’est déroulée sur une période de transition de six mois. Selon Eryn, « au début, j’avais quelques bénévoles éprouvant de la difficulté avec la technologie. Ils se sentaient à l’aise avec le papier et appréhendaient un peu la création de leur profile en ligne. » Eryn a élaboré une stratégie pour mieux orienter les bénévoles vers le nouveau système en commençant par « ceux qui l’adopteraient sans conteste. Toutes les nouvelles recrues étaient donc directement intégrées dans le système. Quant aux autres, je m’y suis prise lentement. Disposant de plus de temps à travailler avec eux, ils ont alors commencé à voir les avantages du système. »

La patience d’Eryn a porté fruit, et une grande partie de son succès s’attribue à un changement progressif qui a permis aux bénévoles et aux employés de s’adapter. « Une fois convaincus, il n’était plus question de faire marche arrière ! »

Pourquoi Impact Bénévoles

Aux yeux d’Eryn, la solution idéale devait offrir un seul lieu pour tout. Elle savait que cela faciliterait la tâche des bénévoles pour s’inscrire à des quarts, trouver de nouvelles possibilités et enregistrer leurs heures.

Elle explique : « C’est l’une des nombreuses caractéristiques que j’aimais d’Impact Bénévoles, en plus du fait que le système est si adaptable. Je peux consulter le profil d’une personne et obtenir tous les renseignements nécessaires. Je peux afficher ses diverses ententes et documents. Je peux aussi lui poser des questions, comme “pourquoi tenez-vous à être bénévole ?” Je sais ce qui les motive, connais la taille de leur tee-shirt, et comment les contacter. Qui plus est, si je cherche un bénévole pour une fonction particulière, je peux me référer aux données du profil de certains bénévoles, comme les activités qui les intéressent le plus et/ou leurs qualifications, pour les encourager à tenter de nouvelles possibilités qui leur conviennent bien. »

Parmi les caractéristiques préférées d’Eryn, on trouve les suivantes.

• Bénévoles en service. Je peux savoir qui est en service à tout moment et la fonction que cette personne accomplit. Je suis une personne visuelle, alors en détenant le nom et la photo d’une personne, je me rappelle mieux qui est qui.
• Portail et appli des bénévoles.Les bénévoles peuvent mettre à jour leurs coordonnées, s’inscrire à des activités, répondre à des questions personnalisées, télécharger des documents importants, comme le carnet de vaccinations, et suivre leurs heures. Aujourd’hui, les gens sont habitués d’avoir un profil numérique. Ils en tirent un sentiment d'appartenance au club en sachant qu’ils font partie intégrante du Jardin.
• Fonctionnalité de rapports. . La capacité de suivre toutes ces données sur nos bénévoles me permet de produire des rapports convaincants qui illustrent la valeur qu’apportent nos bénévoles à soutenir la mission de notre organisme.

L'élimination du papier représentait un grand changement au JBQ. « Je n’ai plus aucun papier... nulle part ! Les gens sont absolument abasourdis que ce soit possible. S’il y a une feuille de papier, elle est scannée puis ajoutée au profil de la personne », explique Eryn.

Au moyen de rapports, le logiciel a permis à Eryn d’illustrer l’impact du programme de bénévolat. Elle confie : « une grande partie de mon travail consiste à produire des rapports, et Impact Bénévoles me permet, à un niveau infinitésimal, de recueillir toutes les données qui mettent en valeur l‘excellent travail que nous accomplissons. » Durant l’exercice financier du JBQ, l’organisme a pu mettre en lumière la participation de plus de 2 500 bénévoles d’événements ayant contribué collectivement plus de 50 000 heures bénévoles, ce qui représente presque l’équivalent de 30 employés à temps plein. Étant donné que le JBQ compte 35 employés à temps plein, Impact Bénévoles a habileté l’organisation à prendre une ampleur de près du double de sa capacité.

Pour Eryn, l’élément qui compte le plus est la possibilité d’interagir avec les employés et les bénévoles, de bien faire leur connaissance. « Je voulais m’assurer que les bénévoles étaient bien intégrés et se sentaient appuyés. Je ne tenais pas à consacrer tout mon temps à des tâches administratives, comme deviner qui voulait quel quart. Impact Bénévoles m'a redonné les heures de la journée où j’échange avec les gens et resserrer les liens avec eux. On dit que c’est ce qui incitent les bénévoles à venir au Jardin et à travailler avec nous. Eux aussi cherchent ces relations ! »

Avec le bon LGB en place – Impact Bénévoles – et de solides liens, le programme de bénévolat du JBQ est florissant.