« L’utilisation de feuilles de chiffriers électroniques et du papier faisait obstacle à notre capacité à reconnaître l’importante contribution de nos bénévoles. Cette lacune compromettait nos efforts à convaincre les membres du Conseil et les cadres supérieurs d’approuver nos demandes budgétaires. »
Tracey O’Neill, CVA
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PARCOURS
L’organisation de Tracey a invité trois vendeurs potentiels de lui faire un prix. Elle a consacré beaucoup de temps à mener des recherches sur des systèmes différents, incluant ceux qu’elle avait utilisés par le passé en plus d’autres plateformes que son organisation connaissait mieux.
Elle connaissait assez bien ses attentes pour une solution de gestion de bénévole et envers un vendeur. Le système devait pouvoir être personnalisé en fonction de son programme, fournir un excellent soutien à la clientèle, et assurer la sécurité des données.
Tracey se souvient d’apprendre que « Impact Bénévoles permettait un nombre illimité d’administrateurs et offrait un soutien presque 24 heures par jour, 7 jours sur 7 et 365 jours par année en raison de son équipe répartie à l’échelle du monde, ainsi que des vidéos de formation en ligne facilement accessibles et du matériel de soutien FAQ. À l’opposé, avec un autre vendeur, nous devions payer pour plus de 2 administrateurs, l’entreprise était centrée sur les É.-U., et le service de soutien n’était disponible que de 22h00 à 9h00 heure de Melbourne. »
À la suite d’une exploration plus approfondie d’Impact Bénévoles par l’entremise d’une démonstration de produit et d’une mise à l’essai de scénario dans un compte d’essai de logiciel, Tracey a présenté une liste de plus de 60 questions. « Better Impact avait une réponse rapide et facile pour chacune ! », s’émerveille Tracey.
La sécurité des données était un facteur déterminant pour le choix du système, « Impact Bénévoles a été présenté à notre comité de gouvernance de la technologie, qui a étudié où les données étaient stockées, les principes et les pratiques de confidentialité, la conformité à la législation, etc. », explique Tracey.
Même si Tracey accordait beaucoup d’importance à poser un choix judicieux en gestion de bénévoles, elle considérait également vital le vendeur avec lequel BSL formerait un partenariat.
Les valeurs d’Impact Bénévoles correspondaient à celles de Tracey. « Le DG – Tony Goodrow – connaît d’expérience l’impact des bénévoles. La raison d’être des débuts de Better Impact est représentative des valeurs primordiales de l’organisation, de ses dirigeants et de son personnel. »
Tracey aimait particulièrement le fait que Better Impact offre non seulement un « service à la clientèle hors pairs d’une équipe vouée à atteindre des résultats exceptionnels pour les organismes retenant une participation bénévole; mais a aussi formé une communauté d’utilisateurs avec laquelle nous pouvons échanger grâce à l’établissement du système de compagnons (un site où les utilisateurs peuvent réseauter ensemble). De plus, il fournit la possibilité aux organisations qui effectuent des recherches sur le produit d’entrer en contact avec d’autres qui l’étudient, de prendre part à des réunions de groupes d’utilisateurs régulières, d’apprendre comment d’autres organismes utilisent la plateforme, et de profiter des formations destinées au secteur (p. ex. conférence Là pour vous aider et la conférence hybride annuelle sur la gestion de bénévoles). »
« Impact Bénévoles est un produit personnalisable et adaptable exceptionnel que nous pouvons façonner au fil de nos besoins changeants, ou en raffiner les processus. »
Tracey O’Neill, CVA
Ressources en vedette
Étude de cas - La Fraternité de Saint-Laurent Australie
