Ville de Plano, Texas

CONTEXTE

À Plano, les bénévoles collaborent avec les autorités municipales, les entreprises et les organismes communautaires, les organismes confessionnels, les établissements scolaires et universitaires, ainsi que les organismes à but non lucratif afin de créer des initiatives communautaires efficaces qui soutiennent et avantagent les besoins changeants de cette ville dynamique.

Corina Sadler, CVA, est commissaire de service national au Texas et professionnelle en engagement bénévole auprès de la communauté hispanique. Au fil de sa carrière de 17 ans, elle s’est spécialisée dans les programmes gouvernementaux locaux. Corina a formé des gestionnaires bénévoles à l’échelle du pays en personne et virtuellement. En qualité de superviseure de ressources bénévoles à la Ville de Plano, TX, elle dirige l’engagement des bénévoles au sein de l’ensemble de tous les services de la municipalité, soit plus de 10 500 bénévoles de tout âge, de toute culture et issus de tout milieu chaque année.

En 2008, lorsqu’elle s’est jointe à la Ville de Plano, son programme recherchait une solution en ligne pour gérer ses bénévoles. Auparavant, le programme utilisait la base de données Access de Microsoft. « Nous avions également un classeur renfermant une chemise papier pour CHAQUE bénévole. C’était une œuvre d’amour, mais c’était insensé, confie Corina. À mon arrivée, le programme existait depuis 25 ans, il était donc solidement établi. Ce mode de fonctionnement datait d’un quart de siècle. »

Corina a convaincu sa supérieure que la Ville avait dorénavant besoin d’un logiciel spécialisé. « Je suis arrivée juste à temps pour le mettre sur pied et en branle », explique Corina.

DÉFIS

En raison d’un outil inadéquat et d’une saisie de données manuelle, le travail de la coordonnatrice des bénévoles était d’autant plus difficile.

La base de données Access de Microsoft, créée par un bénévole, fonctionnait depuis de nombreuses années. Cependant, la Ville n’arrivait pas à trouver les renseignements requis en ligne. Elle disposait non plus d’aucun mécanisme pour produire des rapports, occasionnant ainsi un problème de taille quant à la visibilité et la crédibilité de son programme de bénévolat. « Les organisations rendent compte des choses qui importent. En ne produisant aucun compte rendu sur nos bénévoles et leur engagement, nous créons l’impression que leur travail est sans importance », affirme Corina.

Principales difficultés :

• Il n’y avait aucun rapport opportun et précis.
• Les bénévoles n’avaient aucun contrôle sur ou accès à leurs coordonnées.
• Sans plateforme, les bénévoles ne se sentaient pas aussi liés au programme.
• Beaucoup de temps était perdu parce que tout devait être fait manuellement.

Corina précise qu’étant donné que le programme ne jouissait d’aucune présence en ligne (plateforme), il n’y avait pas de sentiment d’appartenance.

Selon Corina et son équipe, l’absence d’une plateforme pour regrouper leurs bénévoles sous un même chapeau amenuisait leurs efforts de tisser des liens avec les bénévoles. « Les employés municipaux n’avaient aucun appui dans leurs interactions avec les bénévoles. Au bureau de bénévolat, nous ne pouvions pas tout faire nous-même. C’était donc une grande perte de temps, se souvient-elle. Les chemises de classement individuelles dépassaient mon entendement, ainsi que la saisie à la main de l’arrivée et du départ d’un bénévole, ainsi que le service pour lequel il œuvrait. Je sais que des programmes travaillent encore ainsi, ce qui rend le travail du coordonnateur très difficile. »

Les efforts déployés par Corina et les membres de son équipe pour hausser la capacité du programme et innover se trouvaient à une impasse. « Comment pouvions-nous accroître notre présence et publiciser notre programme et notre travail ? Nous étions ensevelis sous la paperasse» commente-t-elle.

En utilisant le Calculateur du RI pour déterminer la quantité de temps consacré à travailler de cette façon, Corina a constaté que son équipe gagnerait quelque 540 heures par année avec les tâches automatisées grâce à un logiciel de gestion de bénévoles.

Voici une ventilation du temps consacré à diverses tâches avant l’arrivée de Better Impact :

Données du calcul du RI

PARCOURS

Initialement, nous ne savions pas exactement quelles questions poser étant donné que le programme fonctionnait sans logiciel de gestion de bénévoles depuis 25 ans.

La Ville a minutieusement étudié de multiples solutions de logiciel dans le cadre d’entretiens téléphoniques et de démonstrations. Les employés de Better Impact ont orienté l’équipe quant aux étapes à suivre lors du processus de triage et, éventuellement, cette dernière a posé son choix sur le SGB Impact Bénévoles. Corina se souvient : « À l’époque, il existait très peu de SGB comparativement à aujourd’hui. Nous en avons étudié peut-être cinq : Volgistics était l’un d’eux. Le service à la clientèle était l’élément qui a convaincu mon patron. La possibilité d’obtenir des réponses et une aide d’une personne réelle par l’entremise de la boîte de clavardage était primordial; un élément que les autres services ne pouvaient garantir ou offrir. »

Grâce à Impact Bénévoles, l’organisation est en mesure de produire des rapports qui étaient impossibles avec Microsoft Access. « Nous produisons une foule de rapports différents ! Par exemple, nous savons combien de bénévoles à notre refuge d’animaux ont travaillé avec des chiens au cours des six derniers mois et combien de bénévoles âgés de moins de 16 ans situés dans un code postal particulier ont travaillé au moins cinq heures. Impact Bénévoles génère tous ces renseignements. Les rapports peuvent aller dans les tout menus détails – c’est fantastique ! » Corina et son équipe utilisent ces fonctions de rapports afin de cibler avec précision leurs efforts de recrutement et leurs communications, car tous les courriels ne doivent pas nécessairement être envoyés à tout le monde.

« Pour les rapports annuels, je m’en tiens à encore à produire la quantité d’heures et le nombre de bénévoles classiques, mais je chercher à aller au-delà des heures et des nombres. Le logiciel offre la possibilité d’étudier les tendances et les grandes quantités de données aux personnes compétentes dans ce domaine, ce qui est réellement magnifique », explique Corina.

À la lumière de la direction que prend la profession et de cette nouvelle ère virtuelle, Better Impact ne se repose pas sur ses lauriers et accomplit un travail exceptionnel à soutenir et à rester à l’écoute du domaine. « Certains des changements apportés au système au fil des ans découlaient de nos demandes, c’est vraiment formidable », affirme Corina.